Viele Menschen nutzen heute Emailprogramme so selbstverständlich wie die Spülmaschine. Nicht nur im geschäftlichen Bereich kann man aber damit auch durch die unbedachte Anwendung sehr viel Schaden anrichten.
Folgende Regeln sollten beim Thema Email grundsätzlich beachtet werden:
Betreff-Zeile
- Füllen Sie die Betreffzeile immer aus: es ist unhöflich gegenüber dem Empfänger Ihrer Nachricht, wenn Sie es nicht tun. Es soll Leute geben, die Emails ungelesen löschen, wenn sie keinen Betreff haben…
- Stellen Sie dem Betreff einen Zusatz voran, wie weiter zu verfahren ist: z.B. „zur info“ als Hinweis, dass keine Antwort erforderlich ist
Anpassen des Antwort-Betreffs
- Passen Sie den Betreff einer Antwort-Email an: was sagt ein Betreff wie „Antw: Re: Antw: Re: Antw: xyz-Thema“ noch sinnvolles zur Email aus?
Anrede und Abschlussgruß
- Auch wenn es noch so schnell gehen soll: Anrede- und Grußformel gehören selbstverständlich auch in elektronische Nachrichten!
Fassen Sie sich kurz!
- Vermeiden Sie unnötige Formulierungen und Floskeln.
- Überlegen Sie: würde ich das abschicken, wenn ich es mit der Hand schreiben müsste?
- Bilden Sie kurze Sätze, vermeiden Sie unnötige Abkürzungen.
- Gliedern Sie Ihren Text in Absätze. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, das wichtige Dinge nicht untergehen.
Versenden Sie Dateianhänge nur wenn wirklich notwendig.
- Versenden sie grundsätzlich keine XLS, DOC und andere Dateien, die potenziell Makroviren enthalten könnten – eventuell werden diese Dateitypen beim Empfänger nicht zugestellt.
- Niemand freut sich über 20MB-große Emails, die ungefragt in seiner Mailbox landen und u.U. via Mobilphone oder Tabletvon unterwegs abgefragt werden…
- Versenden Sie deshalb nur nach Rücksprache Anhänge, am Besten im PDF-Format oder komprimiert und ggf. mit Kennwort versehen
Außerdem:
- Leiten Sie Emails nur weiter, wenn auch der Absender einverstanden ist. Notfalls rückfragen!
- Schreiben n i e m a l s eine Antwort auf eine Mail, wenn Sie verärgert sind !!! Schlafen Sie mindestens eine Nacht „darüber“, vor Sie antworten. Bedenken Sie, dass Email ein sehr eingeschränktes Kommunikationsmedium ist; zum persönlichen Kontakt fehlt der Klang Ihrer Stimme, Ihr Gesicht, der Augenkontakt. Sie können nicht sehen und nicht direkt reagieren, wie das Gesagte (Geschriebene“) ankommt. Greifen Sie bei Ärger besser zum Telefon uns suchen Sie das persönliche Gespräch!